Yetenek Yönetimi Sıkça Sorulan Sorular

Yetenek Yönetimi Projesinde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığının rolü nedir?
Yetenek Yönetimi, kariyer gelişimi konusunda çalışana nasıl fırsatlar sunacak?
Yetenek Yönetimi projesi hangi aşamalarla ilerletilecek?
Sisteme girdiğim veriler KVKK Kapsamında Özel Nitelikli Kişisel Veriler midir?
Hayır. Yetenek yönetimi kapsamında, çalışanların yeteneklerini değerlendirmek ve bu çerçevede ihtiyaç duyduğu eğitim/gelişim programlarına katılmalarını sağlamak, güvenliği için önemler almak, ekipman ihtiyacını hızla tedarik etmek gibi faaliyetler için çalışanlardan edinilen bilgiler KVKK 6. Madde (1) de belirtilen özel nitelikli kişisel veriler kapsamında sayılmamaktadır. Burada önemli olan verilerden sorumlu olan İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı dışında 3.taraflara verilmemesi, ticari amaçla kullanılmaması, kurum içinde personel ve kurum gereksinimleri doğrultusunda kurum ve çalışan meşru menfaatine bir katma değer oluşturulmasıdır.
KVKK konusunda ne tür önlemler aldınız?
Her şeyden önce sorumluluklarımızın, çalışan ve kurum ihtiyaçlarının farkındayız. KVKK konusunda da araştırmalarımızı tamamladık. Aldığımız önemleri şöyle sıralayabiliriz:

Veri İşleme Amaçları: Kişisel veriler sadece yetenek yönetimi projesi amaçları doğrultusunda işlenecek ve başka bir amaç için kullanılmayacaktır.

Veri İlgilisi Bilgilendirme: Göndereceğimiz dağıtımlı yazımızla sizleri, kişisel verilerinin hangi amaçla ve nasıl işleneceği konusunda açık ve anlaşılır bir şekilde bilgilendireceğiz.

Veri Güvenliği: Çalışanların kişisel verilerinin güvenliği için uygun teknik ve organizasyonel önlemler Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığımızca zaten varolan veri güvenliği politikaları, erişim kontrolleri, veri şifreleme ve güvenli depolama gibi önlemleri içerecek şekilde alınmış durumdadır.

Veri Saklama Süresi: Kişisel verileri sadece gerekli olan yani kurumda çalıştığınız süre boyunca saklayacağız.

Ayrıca veriler üzerinde tüm sorgulama kayıtları günlük olarak tutulmakta ve verinin güvenliği konusunda İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'nda idari ve teknik tüm önlemler alınmaktadır. Aydınlatma Metni İçin tıklayabilirsiniz
Yetenek Yönetimi kapsamında birimlerin ihtiyaçlarına nasıl çözümler geliştirmeyi planlıyorsunuz?
Birimlerin ihtiyaçlarına ilişkin geliştirdiğimiz bazı çözümler şöyle:

Sistem kurulduğunda her bir birime, birimin görevleri ile ilgili yetkinliklere uygunluk gösteren ve birimin çalışma alanına ilgi duyan kişilerin envanterini üst yönetimin talep etmesi halinde vereceğiz.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı kendisine gelen talepleri sistemde sorgulayarak alternatifleri kolaylıkla bu kriterlere göre belirleyebilecek.

Tüm çalışanların verilerini girmesiyle hazırlanacak SYS Bilgi Ekranında Yetenek Yönetimi sekmesi ile yöneticiler kendi birimlerinde çalışanların istatistiksel dağılımına erişebilecek. Kendi birimlerinin insan kaynakları kapasitesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye sahip olabilecek.

Bir fikriniz/projeniz var ve geliştirilmesini istiyorsanız, aktifleştirilen fikir radarı platformu üzerinden başvurunuzu yapabilirsiniz. Bu süreçten sonra fikrinizin geliştirilemesi için ihtiyaç duyacağınız tüm ortaklıklar, Yetenek Yönetimi Sisteminde kabul eden çalışan envanterinden de yararlanılarak oluşturulacaktır.
Bu verilerin bazıları İnsan Kaynakları, İş Sağlığı Güvenliği vs birimlerde zaten var, neden böyle bir şeye ihtiyaç duyuldu?
Kurum çalışanlarına yönelik bilgilerin farklı birimlerde dağınık olması ve bütünleştirilememesi, ilişkili sorgulamaların ve analizlerin yapılması konusunda önemli bir engel. Biz de verilerin tekrarlı üretilmesine neden olmadan ilgili birimlerin verilerini tek bir platformda toplayan bir sistem tasarladık ve olmayan bilgilerin de çalışma arkadaşlarımız tarafından doldurulmasını istiyoruz.
Bilgilerimi kimler görebilecek? Çalışanları diğerlerinden ayırt eden özellikler, yöneticiler tarafından nasıl fark edilecek?
Sisteme erişme yetkisi İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığında gizlilik sözleşmesi imzalayan yetkili personel tarafından gözlenebilecektir. İhtiyaç halinde sadece üst düzey yöneticilere raporlama yapılacaktır. Ayrıca tüm çalışanların verilerini girmesiyle hazırlanacak SYS Bilgi Ekranında Yetenek Yönetimi sekmesi ile daire başkanları birimlerinde çalışanların istatistiksel dağılımına erişebilecektir.
Bu süreçte Stratejik Etkileşim Ortaklarından (SEO) beklentiniz nedir?
Belediyemizin stratejik hedefleri ve kurum kültürü ile uyumlu olarak tasarlanan sistem için çalışanların kendisi sisteme veri girişi yapacaklar. SEO’larımızdan birimlerinde yetenek yönetimi sistemine dahil olan çalışanları arttırması, güncellemeleri hatırlatması, personeli bu yönde bilgilendirmesi ve teşvik etmesini bekliyoruz.

Öte yandan akıllı telefonu olmayan,okuma yazma bilmeyen ya da modülü kullanamayan çalışanlarımızın öncelikle birimlerin Stratejik Etkileşim ortaklarına (SEO) başvurmalarını; ve ihtiyaç halinde o birimden sorumlu OPŞM ekip üyemizden destek alabileceğini bilmesini istiyoruz.
Yetenek Yönetimi Sistemine veri girişini kim yapacak?
Veriler kişiye özel, bu konuda biz de çok hassasız. Her çalışanın kendi verisini görmesini, kontrol etmesini ve düzeltilmesi gereken bir bilgi varsa verinin niteliğine göre ilgili birimden talep ederek düzeltilmesini sağlamasını, diğer taraftan bizzat kendisinin müdahale edebileceği türden verileri ise girmesini bekliyoruz.

Ancak okuma yazma bilmeyen, akıllı telefonu olmayan veya modülü kullanamayan çalışanlarımızın öncelikle birim Stratejik Etkileşim Ortaklarına (SEO) başvurmalarını; ihtiyaç halinde biriminizden sorumlu OPŞM ekip üyemizden destek alınabileceğinin bilinmesini isteriz.
Bilgisayar erişimi olmayan çalışanlar veri girişini nasıl yapacak?
Yetenek Yönetimi modülümüz mobil intranette de yer alacak. Saha çalışanları cep telefonlarıyla giriş yaparak kendi bilgilerini gözleyebilecek, kontrol edebilecek ve veri girişi yapabilecek. Ölçeklerimiz de mobil uygulama destekli geliştirildiğinden sorun yaşanmayacak.

Öte yandan akıllı telefonu olmayan, okuma yazma bilmeyen ya da modülü kullanamayan çalışanlarımızın öncelikle birimlerin Stratejik Etkileşim ortaklarına (SEO) başvurmalarını, ihtiyaç halinde o birimden sorumlu OPŞM ekip üyemizden destek alabileceğini bilmesini isteriz.
Çalışan Aydınlatma Metnine nereden ulaşabilirim?
Çalışan Aydınlatma Metnine www.stratejikyonetimsitemi.izmir.bel.tr adresimizden erişebilirsiniz. Tıklayınız!
Bilgilerimi ne sıklıkla güncellemeliyim?
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığınca yeni yetenekleri keşfetme ve potansiyel adayları belirleme çalışmalarında bu bilgilerin güncel, doğru ve eksiksiz olduğundan emin olunması önemlidir.
Yeni beceriler kazanmanız, eğitim programlarına katılmanız, beden ölçülerinde değişiklik olması vb. durumlarda verilerinizi mümkün olduğunca hızlı bir şekilde güncellemenizi bekliyoruz.
Acil durumda aranacak yakınımın bilgisini neden girmeliyim?
Acil durumlar, doğal afetler, kriz durumları veya beklenmedik olaylar organizasyonları etkileyebilir. Bu tür durumlarda iletişim hızlı ve etkili bir şekilde sağlanmalıdır. Yakın bilgileri, çalışanların acil durumda ulaşılabilir olmasını ve güvenliğinin sağlanmasını kolaylaştırır. İletişim kanallarının doğru ve güncel bilgilerle donatılması, acil durum planlamasının bir parçasıdır.
Kıyafet beden bilgilerime neden ihtiyaç duyuluyor?
Bildiğiniz gibi bazı pozisyonlarda, çalışanların belirli kıyafetleri giymeleri güvenlik ve sağlık önlemlerinin bir parçasıdır ve çalışanların koruyucu başlık, yelek veya bot giymeleri gerekebilir. İş Sağlığı ve Güvenliği ilkeleri ve Toplu İş Sözleşmeleri gereği işveren kimi ekipmanları çalışanları için tedarik etmekle yükümlüdür. Bu durumda, doğru beden ölçülerinin bilinmesi, çalışanların ihtiyaçlarına uygun kıyafetlerin hızla temin edilmesini sağlayacaktır.
İşe gelişte kullandığım yöntem bilgimi neden istiyorsunuz?
Çalışanların işe geliş gidiş ile ilgili tercihleri, iş memnuniyeti gereksinimleri ile ilişkilendirilebileceği gibi park yeri vb.ihtiyaçlarını tespit etmek, bisiklet ile ulaşımı özendirme politikaları geliştirmek için avantaj sağlayabilir.
YÖK bilgilerim eksik gözleniyor, ne yapmalıyım?
Sisteme entegre olan YÖK servisi büyük oranda doğru ve eksiksiz bilgi içerse de nadiren eksik bilgi de içerebilmektedir. Araştırdığımızda, çoğunlukla eski mezuniyet bilgilerinde gözlenen bu hatanın YÖK'e başvurularak düzeltilmesi gerekmektedir. YÖK hatalı kaydı düzelttiğinde sisteme doğru veri akışı sağlanabilmektedir.
İlgi alanları arasında istediğim seçenek yok, ne yapmalıyım?
Parametreler arasında eksik olduğunu düşündüğünüz seçeneği organizasyonperformans@izmir.bel.tr adresine eposta yoluyla bildirdiğinizde, tanımlama işlemleri tarafımızca hızlıca yapılacaktır.
Çocuğumun öğrenim durumu bilgisi neden talep edilmektedir?
Çocuğunuzun öğrenim durumu bilgisi; eğitim yardımları yapılmasının yanı sıra çalışanlarımızın ve ailelerinin kariyer gelişimine destek sağlanması, sosyal bağların güçlendirilmesi için sosyal etkinlikler ve programlar düzenlenmesine olanak sağlayabilir.
Yetkinlik Ölçekleri nasıl ve neye dayanarak belirlendi?
Yetkinlik ölçeklerimizi (DISC ve JOHARI PENCERESİ) belirlerken pozisyonların gerektirdiği beceri ve davranışları yansıtmasına, gelecekteki başarı için gereken yetkinlikleri içermesine, kendi arasında iç tutarlılık sağlanmasına, güvenilirlik, geçerlilik ve objektiflik gibi ölçme özelliklerini taşımasına dikkat ettik. Literatürde yer alan çok sayıda ölçekten kurumumuza en uygun ve yeterli olanları belirledik.
Yetkinlik Ölçeklerimin sonucunu nasıl göreceğim?
Ölçekleri dijitalleştirirken hızla sonuçlarını görebileceğiniz ve dilerseniz kendinize eposta yoluyla gönderebileceğiniz ekranlar tasarladık. Anketleri doldurduğunuzda sonuçları doğrudan gözleyebileceksiniz.